PresseKat - Softwareumstellung: anfänglicher Aufwand, der sich lohnt

(Schloß Holte-Stukenbrock, 24. August 2011) – Die eXakt Immobilienverwaltung in Mainz betreut derzeit 60 Objekte mit zusammen rund 500 Einheiten. Die WEG-, Miet- und Zwangsverwaltung sowie Serviceangebote wie Hausmeisterdienste bedeuten viel Arbeit für Geschäftsführer Thomas Krostewitz und seine zwei Mitarbeiter. Eine gute Organisation der Arbeitsabläufe und technische Unterstützung sind für sie unentbehrlich. Seit Mitte des Jahres 2010 nutzt der Verwalter die Software PowerHaus von Haufe.

(firmenpresse) - Im Jahr 2000 gründete Krostewitz die eXakt Immobilienverwaltung als Einzelunternehmen. Mit zunehmendem Erfolg konnte er die Arbeit nicht mehr allein bewältigen und wird seither von zwei Bürokräften unterstützt. Als Arbeitserleichterung schaffte er sich zusätzlich die wohnungswirtschaftliche Software ImmoXpress von Haufe an. Das mehrplatzfähige Programm half dem gesamten Team wesentlich bei der Koordination, Ausführung und Überwachung der vielfältigen Verwaltungsaufgaben. Im Laufe der Zeit bemerkte Krostewitz, dass er für seine Bedürfnisse ein paar weitere Leistungsmerkmale benötigte: „Je mehr Einheiten wir verwalteten, desto wichtiger wurde die Software. Ich wünschte mir schließlich zusätzliche Funktionen wie mehr Tools zur Aufgabenplanung und Terminkoordination oder weitere Archivierungsmöglichkeiten. Stammdaten und Kontenpläne wollte ich noch individueller gestalten können. Auch hätte ich gern eine umfassendere Finanzbuchhaltung mit Ergebnisbilanzierung oder mehr Programmschnittstellen genutzt.“

Umstieg auf leistungsstärkeres Profisystem
Krostewitz schrieb Mitte des Jahres 2010 an Vertriebsleiter Michael Henkel, der umgehend reagierte. Henkel bot seinem Kunden an, auf das leistungsstärkere Programm PowerHaus umzusteigen. „Ich war zuerst nicht begeistert, ein neues System einführen zu müssen. Die Funktionsvielfalt beim Management von WEG- und Mietobjekten und die angebotene Unterstützung haben mich aber überzeugt“, fasst Krostewitz zusammen. Service-Mitarbeiter installierten die Software vor Ort und halfen in der Folgezeit.

Im Spätsommer 2010 ließ sich Krostewitz zwei Tage lang am Stuttgarter Standort des Softwareherstellers schulen. Mit individueller Hilfestellung lernte er den Leistungsumfang der Software kennen. Zurück in Mainz war es dennoch eine merkliche Umstellung: „Ich war nahezu euphorisch wegen der neuen Möglichkeiten. Anfangs musste ich mich aber noch an das neue Programm gewöhnen.“ Telefonisch ließ sich Krostewitz beraten, bis ihm die wichtigsten Vorgänge vertraut waren. „Zu den attraktiven Vereinbarungen gehörte auch der Support, den ich in der Eingewöhnungsphase gerne nutzte.“

Der Wechsel eines Softwaresystems ist anfänglich immer mit einem gewissen Mehraufwand verbunden. Umso wichtiger ist daher der Support des Anbieters. Bei eXakt machte der Systemumstieg die Datenmigration vom vorherigen Programm nötig. Die Lösung des Softwareherstellers: Für den Datentransfer wurde ein Importprogramm geschaffen, das im Beisein von Krostewitz an seinem Computer ausgeführt wurde – die Produktspezialisten hatten sich der Übertragung von Adressen und Telefonnummern angenommen. „Diese Initiative hat mir den Umstieg enorm erleichtert, auch wenn ich die Datenübertragung natürlich noch kontrollieren musste“, betont der Verwalter. Individuelle Daten wie Verteilerschlüssel, Einheiten oder Konten mussten noch nachgepflegt werden, was – wie bei jedem größeren Softwarewechsel mit Datenbankverbindung – zunächst einmal Mehraufwand neben dem Tagesgeschäft bedeutete. Durch die Betreuung des Unternehmens wurde er jedoch spürbar reduziert.

Nützliche Funktionen Schritt für Schritt entdecken
Bei der Bearbeitung der Jahresabrechnungen mit der neuen Software merkte Krostewitz die Vorteile dann aber deutlich. „Unsere Jahresbuchhaltung geht mit PowerHaus in wenigen Stunden. Dafür habe ich sonst wesentlich länger benötigt“, freut sich der Verwalter. Das Programm bietet eine Schnittstelle zur Hausbank des Verwalters, mit der Kontenbewegungen automatisch übernommen und an der richtigen Stelle im System gebucht werden. „Sehr nützlich finde ich, dass ich mittels selbst festgelegter Schlüssel bestimmen kann, welcher Verwendungszweck zu welchem Kostenkonto gebucht wird“, erklärt Krostewitz. Die Software durchsucht die Datenbank daraufhin automatisch und ordnet die Posten zu. Zahlungsverzug bei eingehenden oder ausgehenden Zahlungen wird sofort gemeldet.

Auch die neue Darstellung der Instandhaltungsrücklage ist berücksichtigt, was die praktische Anwendung erleichtert. „Mir gefällt auch, dass Jahresabrechnungen mit Abgrenzungen vorgenommen werden können“, führt Krostewitz aus. „Wenn ich beispielsweise den Gasverbrauch des vergangenen Jahres abrechne, kann ich bei Mietwohnungen auf ein gesondertes Abgrenzungskonto für das Vorjahr buchen. Gleichzeitig wird die normale WEG-Abrechnung für das laufende Jahr weiterhin auf dem Kostenkonto geführt. Diese Unterscheidung vereinfacht die verschiedenen Abrechnungsmodalitäten von normaler Vermietung und WEG.“ Krostewitz weiß, dass er noch längst nicht das gesamte Potenzial des Programms ausschöpft: „Ich nutze stetig mehr Funktionen und lerne Schritt für Schritt dazu. Das Programm hat viel Nützliches zu bieten, das mir die Arbeit erleichtert. Wenn meine Anforderungen darüber hinaus wachsen würden, kann ich auch weitere Leistungsmodule hinzu buchen.“ Ein kompletter Systemwechsel ist also nicht mehr nötig.

„Systemumstellung hat sich gelohnt“
Auch wenn die Umstellung natürlich Mehraufwand für Krostewitz bedeutete, ist er insgesamt vom neuen System überzeugt. „Nach der Einarbeitungsphase weiß ich nun, dass sich der Wechsel definitiv gelohnt hat.“ Er schätze die Funktionsvielfalt und das Tagesgeschäft gehe ihm und seinem Team wesentlich leichter von der Hand. Vor allem die aufwändigen Jahresabrechnungen könne er schneller erledigen. „Gerne“, fügt der Verwalter hinzu, „würde ich noch mehr Funktionen nutzen und die Software um das ein oder andere Modul erweitern.“ Vor allem das TAPI (Telephony Application Programming Interface) hat es ihm angetan: Die Anwendung mit Telefonanbindung öffnet bei eingehenden Telefonaten den zugehörigen Adress-Stammsatz, registriert die Anrufdauer und der Nutzer kann schon während des Gesprächs ausführliche Notizen zum jeweiligen Anliegen notieren. Durch die zentrale Archivierung können auch die anderen Mitarbeiter die Vorgänge nachverfolgen. Ebenso wichtig: Die Listen können abgerufen und den Kunden als Tätigkeitsnachweis präsentiert werden.

Heute wundert sich Krostewitz selbst, dass ihm der Umstieg scheinbar so schwer fiel, denn seine neue Software ist – davon ist er nun überzeugt – wesentlich einfacher zu bedienen als seine alte: „Vieles, was einem zu Beginn schwer fiel, ist einfach Gewohnheit gewesen.“ Seine Mitarbeiter stimmen ihm zu.

Mehr Informationen zum Produkt gibt es unter www.haufe.de/realestate.