Pressekonferenzen

1. Programm

  • Festlegen des Themas
  • Rechtfertigt das Thema die Einberufung einer Pressekonferenz ?
  • Auswahl der Redner
  • Abfolge der Vorträge
  • Verteilung der Redezeit
  • Verfügbarkeit der Redner
  • Anreise / Abholung der Redner organisieren bzw. sicherstellen
  • Moderator festlegen

2. Terminierung

  • Verfügbarkeit der Journalisten zum avisierten Termin klären
  • Überschneidung mit anderen Pressekonferenzen
  • Berücksichtigung lokaler bzw. saisonaler Besonderheiten
  • Festlegung der Uhrzeit bei Berücksichtigung des Redaktionsschlusses
  • Persönliche Abstimmung des Termins mit wichtigen Journalisten

3. Auswahl der Örtlichkeit

  • Intern / Extern
  • Entspricht die Raumgröße der erwarteten Personenzahl ?
  • Sitzordnung
  • Beleuchtung
  • Akustik
  • Mikrofonanlage
  • Elektrische Anschlüsse
  • Garderobe
  • Parkplätze
  • Eindeutige Beschilderung
  • Telefone

4. Buchung / Sicherung des Veranstaltungsortes

5. Kostenplan

  • Raummiete
  • Technische Ausstattung
  • Bewirtung
  • Übernachtung für Redner bzw. Journalisten
  • Reisekosten
  • Hilfspersonal

6. Presseeinladungen

  • Verteiler für Einladungen festlegen
  • Einladungen einschließlich Rückantwortkarten drucken
  • Versand rechtzeitig vor der Veranstaltung (mindestens 10 Tage)
  • Lageskizze des Veranstaltungsortes
  • Vorabeinladung zur Terminblockade per Fax oder Telefon
  • Nachfaßaktion kurz vor der Veranstaltung (telefonisch und / oder schriftlich)

 

7. Personal und Technik

  • Technisches Personal
  • Garderoben Personal
  • Hostessen
  • Dolmetscher
  • Simultanübersetzungsanlage
  • Übertragung auf Videogroßleinwand
  • Overheadprojektor
  • Diaprojektor
  • Video
  • Tafeln und Modell
  • Plakate
  • Veranstaltungssekretariat
  • Namenschilder
  • Tischschilder
  • Eigener Fotograf
  • Beleuchtung, Belüftung, Beheizung, Beschallung, Bestuhlung und Sitzordnung prüfen
  • Video- bzw. Tonmitschnitte organisieren

8. Teilnehmerliste und Ablaufplan an alle Beteiligten

9. Pressegeschenk

  • Auf angemessene Kosten achten
  • Inhaltliche Verbindung zum Anlaß

10. Versand von Pressemappen an nicht erscheinende Journalisten



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