Sichere E-Mail-Archivierung muss nicht teuer sein

Für 26 Cent pro Tag über die gleiche Rechtssicherheit verfügen wie die Großen

(firmenpresse) - Die zunehmende Verlagerung des geschäftlichen Schriftverkehrs auf elektronische Medien hat den Gesetzgeber veranlasst, den neuen Anforderungen an die Fälschungssicherheit Rechnung zu tragen. Bestehende Gesetze werden in ihrer Auslegung angepasst und neue Gesetze und Verordnungen erlassen. Ob GDPdU, GoB, GoBS, AO oder HGB vor dem Gesetz sind alle Unternehmen gleich gestellt.

Bereits im Mai 1998 trat das Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG) in Kraft, welches Unternehmen verpflichtet, für ihre elektronischen Dokumente bezüglich der "Erstellung, Weiterleitung und Dokumentation der Informationen" Regelungen und Maßnahmen zu treffen. Darauf setzt auch die Basel II Auswertung auf.

Heute wird ein großer Teil der Korrespondenz, seien es Auftragsbestätigungen, Rechnungen oder auch Verträge mittels elektronischer Post verschickt. Der Gesetzgeber fordert die revisionssichere Archivierung all dieser Dokumente. Dafür reicht es nicht aus, die Dokumente am jeweiligen Arbeitsplatz eines Mitarbeiters oder in einem eigens eingerichteten Verzeichnis auf dem Server zu verwalten. Auch der bloße Ausdruck oder die Abspeicherung auf CD-Rom gilt als nicht revisionssicher, weil der Inhalt vorher manipuliert werden kann. Also muss dafür gesorgt werden, dass der Eingang an einem Ort im Unternehmen erfolgt, an dem all diese Dokumente nachweisbar vollständig, ursprünglich, unveränderbar und wieder auffindbar aufbewahrt werden können. Wie das funktionieren soll, ist selbst gestandenen IT-Verantwortlichen oft nicht klar. Dabei müssen auch kleine Unternehmen schon jetzt damit rechnen, von Beamten der Finanzbehörden in Bezug auf die Revisionssicherheit der elektronischen Dokumente überprüft zu werden. Es macht also Sinn, umgehend für die Revisionssicherheit von Dokumenten zu sorgen, um bei einer späteren Überprüfung nicht ein böses Erwachen zu erleben.

Geschäftsführer, geschäftsführende Gesellschafter und Inhaber werden von GDPdU, KonTraG, Basel II und weiteren Anforderungen eingeholt.

Die Prüfungen der Finanzbehörden werden die kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) schwerer treffen.

Die E-Mail-Archivierung gehört zu dem Themenbereich, der nicht nur aus oben genannten Gründen geregelt werden muss. Zu Ihrer eigenen Sicherheit und zur Sicherung ihres Unternehmens gegen oberflächige Geschäftsabläufe sollte dieser Kommunikationsweg abgesichert werden. Die E-Mails, die ein Mitarbeiter mit den Kunden des Unternehmens austauscht, gehören dem Unternehmen.

Schon ab 26 Cent pro Tag kann sich ab sofort jeder KMU dagegen schützen. DSP-Consult zusammen mit der "rent a brain" GmbH bieten jetzt auch unerfahrenen Unternehmen eine vorinstallierte und wartungsfreie "Blackbox" Lösung zur sicheren Archivierung der E-Mails an.

Wir möchten, dass auch KMU qualitativ hochwertige Lösungen, wie die von Herrn Dr. Geis zertifizierte iMARC einsetzen können, entschieden die Geschäftsführer der DSP-Consult aus Bochum. "Wir wollen ein revisionssicheres und bezahlbares Produkt für den Mittelstand und kleinere Unternehmungen". Über ein Netz von Partnern und Systemhäusern wird DSP-Consult die iMARC Lösungen unter eigenem Label vermarkten.

Weil die meisten Unternehmen viel Geld in die Installation und Pflege von EDV-Systemen investiert haben, besteht verständlicher Weise kein Interesse daran, aufwändige Veränderungen in den elektronischen Abläufen vorzunehmen. Die Lösung kann demnach nur ein System bieten, welches als völlig offenes System ohne viel Integrationsaufwand an alle Software-Systeme gleichermaßen angedockt werden kann und dem Anwender die gewohnte Umgebung lässt. Gleichzeitig muss es sich um ein System handeln, welches alle digitalen Dokumente zentral verwaltet und selbst die unfreiwillige Veränderung der Dokumente nicht zulässt. Nur der Betroffene hat Zugriff auf seine Dokumente, jedoch immer nur als Kopie. Eine schnelle Suchroutine stellt sicher, dass auch auf jahrelang gespeicherte Daten unmittelbar und in deren zeitlichen Zusammenhang zugegriffen werden kann.

Null Administration und Pflegeaufwand kann nur eine "Blackbox" bieten entschied DSP-Consult. Ab sofort kann die DSP E-Mail archiv- Box über DSP-Consult und das Vertriebspartner Netzwerk bezogen werden. Weitere Informationen erhalten Sie bei
Weiland IT Service
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Datum: 26.03.2007 - 11:50 Uhr
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