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Rechtssichere E-Mail Archivierung - sind Sie bereit?
ID: 1451056
Seit 1. Januar 2017 ist das letzte Hintertürchen geschlossen und Unternehmen müssen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ uneingeschränkt erfüllen. Ist Ihr Unternehmen gewappnet und verfügt über eine rechtskonforme E-Mail - Archivierungslösung?
(firmenpresse) - Die GoBD formulieren die Anforderungen an die Nutzung von IT-gestützter Buchführung und allen damit verbundenen geschäftsrelevanten Aufzeichnungen, unter anderem auch per E-Mail versendete oder empfangene Daten, wie Angebote, Rechnungen etc. Lesen Sie im Dokument der Bitkom die 10 Regeln zum Thema E-Mail-Archivierung und GoBD, das sehr verständlich erklärt, wann und in welchem Umfang archiviert werden muss. Das Dokument kann unter https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/E-Mails-und-GoBD-10-Merksaetze-fuer-die-Unternehmenspraxis.html (Link zur Seite der BITKOM) heruntergeladen werden.
Elektronische Archivierung ist Pflicht
Zu den klassischen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten zählen zum Beispiel Rechnungen. Hier machen die GoBD noch einmal deutlich, was im Grunde schon vorher galt: Erhält oder versendet ein Unternehmen elektronische Rechnungen, muss es diese im Originalformat archivieren. Es reicht nicht aus, das digitale Dokument auf Papier auszudrucken und abzuheften. Die bloße Ablage im Dateisystem widerspricht jedoch zentralen Vorgaben der GoBD: nämlich den Anforderungen zur Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit. Im Einzelfall ist auch die E-Mail selbst als Geschäftsbrief aufzubewahren. Digitale Rechnungen und Geschäftsbriefe müssen während der Dauer der Aufbewahrungsfrist vollständig, jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein.
Damit ist klar: Sie haben dringenden Handlungsbedarf, wenn Ihr Unternehmen noch nicht über eine professionelle E-Mail Archivierungslösung verfügt!
Weitere Vorteile von E-Mail Archivierung
E-Mail Archivierung schützt Ihr Unternehmen nicht nur vor handels-, steuer- und strafrechtlichen Konsequenzen, sondern bietet einen echten Mehrwert für Anwender und auch Unternehmen. Denn E-Mails können automatisch aus den Postfächern gelöscht werden, wenn sie bereits archiviert wurden. Sie sparen damit teuren Speicherplatz und reduzieren die Last auf den Mail-Servern. Zusätzlich verringern sich dadurch die Wiederherstellungszeiten in einem Datennotfall, womit die Anforderung jederzeitiger Verfügbarkeit und Lesbarkeit sowie die maschinelle Auswertbarkeit gewährleistet ist.
Ihre Lösung zur rechtskonformen E-Mail Archivierung
Mit dem Barracuda Message Archiver sind Sie beim Thema Compliance auf der sicheren Seite: Der Barracuda Message Archiver bietet ein E-Mail Archivierungssystem gemäß aller für Deutschland geltenden Gesetze und Vorschriften. Zu seinen Kernfunktionen gehören revisionssichere Archivierung einschließlich Suchfunktion, Exportmöglichkeit und redundanter Speicherung.
Der Barracuda Message Archiver entspricht allen in Deutschland geltenden Archivierungsvorschriften:
1. Rechtsakten, die Archivierungspflichten vorsehen
Abgabenordnung (AO)
Umsatzsteuergesetz (UStG)
Aktiengesetz (AktG)
Gesetz betreffend die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbHG)
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)
Handelsgesetzbuch (HGB)
Merksätze des VOI zur revisionssicheren elektronischen Archivierung
2. Rechtsakten, die die Datenarchivierung beschränken
Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Telekommunikationsgesetz (TKG)
Telemediengesetz (TMG)
Mehr dazu auch auf der offiziellen Barracudar Webseite oder lesen Sie das Barracuda Whitepaper zur rechtskonformen E-Mail Archivierung.
Die technischen Vorteile im Ãœberblick:
Mobile Applikationen für Zugriff jederzeit und überall
Outlook-Add-in für kombinierte Suche im Posteingang und Archiv
Automatische Erkennung und Import von PSTs
Stubbing von Anhängen und ganzen Nachrichten
Einzellösung für E-Mail und Instant Message Archivierung
Physische und virtuelle Lösungsoptionen für On-Premise-, Private- und Public-Cloud Umgebungen
Melden Sie sich noch heute bei uns und wir machen Ihr Unternehmen fit für die GoBD unter:
Kontaktformular
Tel: 07572 - 7648-100
Themen in dieser Pressemitteilung:
hamcos-it-service-gmbh
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Unternehmensinformation / Kurzprofil:
IT Service und IT Dienstleister am Bodensee nahe Bad Saulgau
Die hamcos IT Service GmbH (kurz: hamcos) ist einer der größten IT Dienstleister in der Region Bodensee - Oberschwaben - Hegau.
Im September 2009 entstand aus einer Fusion der Firmen Hampel Systemhaus GmbH (gegründet 1994) und Teilen der CoSi Elektronik GmbH (gegründet 1983) der IT Dienstleister in Bad Saulgau Hampel-CoSi IT Service GmbH. Im Dezember 2012 zog das IT Systemhaus Bad Saulgau nach Hohentengen um und im März 2014 wurde das Unternehmen in hamcos IT Service GmbH umfirmiert.
hamcos beschäftigt an dem Standort Hohentengen (Nahe Bad Saulgau und Mengen) und der Geschäftsstelle in Weingarten insgesamt 55 Mitarbeiter. hamcos ist Teil der CoSi Elektronik Gruppe, mit insgesamt 100 Mitarbeitern, die sich um den IT Service im Raum Bodensee und Oberschwaben kümmern.
Als IT Service Spezialist für mittelständische Kunden hat hamcos als IT Dienstleister am Bodensee seinen Fokus auf folgende Zielgruppen gerichtet:
IT Service für öffentliche Auftraggeber und Schulen
IT Service für Industrie und Handel
IT Service für Mittelstand
IT für Steuerberater
IT für Kirchen und soziale Einrichtungen
Zu den Schwerpunkten und besonderen Stärken der hamcos IT Service GmbH gehören Server- und Storage-Systeme, Backup-Konzepte, Virtualisierungslösungen und Netzwerktechnik sowie Managed Services und bedarfsgerecht angebotene Dienstleistungen für Unternehmen und Gemeinden im Raum Bodensee und Oberschwaben von Ravensburg über Bad Saulgau bis Ulm.
Unsere Fachkompetenz als IT Dienstleister wird unter anderem durch die Goldpartnerschaft mit den Firmen NetApp und Microsoft untermauert. Von Fujitsu wurden wir als Select Expert Partner ausgezeichnet. Die VMware Enterprise Solution Partnerschaft belegt die Professionalität von hamcos im Bereich der Server-, Desktop und Anwendervirtualisierung.
Als zertifizierter Vertriebspartner vieler weiterer namhafter Soft- und Hardwarehersteller und aufgrund des fundierten Know-how unserer erfahrenen Spezialisten bieten wir Ihnen hochwertige Dienstleistungen und innovativen IT Service im Raum Bodensee, Bad Saulgau, Sigmaringen, Oberschwaben und München an.
hamcos, Ihr kompetenter IT Dienstleister am Bodensee, deckt die komplexen Anforderungen moderner Unternehmen und öffentlicher Einrichtungen ab, sobald es um IT Service geht.
hamcos IT Service GmbH
Wolfgang Pfeil
Dornierstraße 4
88367 Hohentengen
Tel:07572 7648-100
presse(at)mios-design.de
www.hamcos.de
  
  
  
Datum: 01.02.2017 - 14:39 Uhr
Sprache: Deutsch
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Ansprechpartner: Wolfgang Pfeil
Stadt:
88367 Hohentengen
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Kategorie:
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