Eine moderne und effiziente Buchhaltung legt Effizienzpotenziale frei

(firmenpresse) -

Administrative, bürokratische und auch Buchhaltungsaufgaben lasten nach wie vor schwer auf Unternehmen. Speziell Kleinstunternehmen ohne eigene Buchhaltungs- und Controllingabteilung entstehen dadurch signifikante Produktivitätsverluste. Dabei geht das eigentlich besser: Die Grundlage muss eine verlässliche digitale Buchhaltungssoftware schaffen.

Digitalisierung ist in der Buchhaltung keine Option mehr, sondern ein Muss

In den meisten deutschen Büros ist der Papierverbrauch über die letzten zehn Jahre stark gesunken. Das auch deshalb, weil mehr und mehr Unternehmensprozesse rein digital abgewickelt werden. Teilweise schreibt das der Gesetzgeber sogar vor: Zum Jahreswechsel wurde beispielsweise die Pflicht zur E-Rechnung eingeführt. Aufgrund der Übergangsperiode besteht heute noch keine Pflicht zur Ausstellung, wohl aber zum Empfang.

Ebenso fanden zum Jahreswechsel wieder zahlreiche gesetzliche Änderungen statt, unter anderem durch das Wachstumschancengesetz sowie generell am Umsatzsteuergesetz. Auch da kann eine (teil-)automatisierte Buchhaltungssoftware Abhilfe schaffen. Diese Softwarelösungen enthalten normalerweise automatische Prüfungen, die zum Beispiel auf Fehler hinweisen. Häufig sind diese Fehler nicht einmal Folge einer Unaufmerksamkeit, sondern viel mehr den sich häufig ändernden Vorgaben geschuldet - bei denen selbst erfahrene Buchhalter den Überblick verlieren könnten.

Automatisierungen sparen Zeit

Automatisiert wird in der Wirtschaft konsequent und zusehends stärker. Die Buchhaltungs- und Controlling-Branche ist dabei natürlich keine Ausnahme. Eine moderne Buchhaltungssoftware kann bei regelmäßig wiederkehrenden Buchungsvorgängen Abhilfe schaffen, indem sie diese teilweise oder vollständig automatisiert. Notwendige Umsatzsteuervoranmeldungen lassen sich in derartigen Tools oftmals mit wenigen Mausklicks exportieren und direkt an das zuständige Finanzamt übermitteln - auch da sparen sich Buchhalter folglich Zeit.

Die meisten der Automatisierungsvorgänge generieren unabhängig von der Unternehmensgröße Mehrwerte. Dazu zählt man mindestens:

- ein automatisiertes Mahnwesen
- eine automatische Buchung korrekt gekennzeichneter Zahlungseingänge
- Vorlagen für Rechnungen

Gänzlich ersetzen solche Softwarelösungen den Buchhalter und/oder Steuerberater natürlich (noch) nicht. Sie schaffen aber vor allem bei regelmäßigen Aufgaben eine gezielte Entlastung, auch weil sich derartige Routinevorgänge eben relativ leicht automatisieren lassen.

Zusammenarbeit im Unternehmen und mit externen Dienstleistern optimieren

Transparenz ist in der Buchhaltung schon qua Gesetz erforderlich, zugleich können moderne Tools die Zusammenarbeit im Unternehmen stärken. Sind relevante Informationen, zum Beispiel zu Zahlungseingängen, Zahlungsverzügen oder liquiden Mitteln, schnell auffindbar, hilft das auch Abteilungen und Projektmanagern abseits der Buchhaltung.

Exportmöglichkeiten sind heutzutage Standard in quasi jeder Buchhaltungssoftware. Die sind schon allein deshalb notwendig, um relevante Dokumente und Daten möglichst einfach an das Finanzamt oder an das Steuerbüro zu übertragen. Speziell wenn der Steuerberater nicht unter dem Unternehmensdach sitzt, lassen sich so effizientere digitale Übergaben gestalten. Praktisch sind dabei noch verschiedene Analyse- und Berichtsfunktionen, die erneut sowohl externen Dienstleistern als auch Mitarbeitenden im Unternehmen zügig bereitgestellt werden können.

Bei der Auswahl der Software auf die Zusatzfunktionen achten

Nicht jede Organisation benötigt jede erdenkliche Funktion - aber praktisch sind sie trotzdem. Lassen sich beispielsweise direkt aus der Software Zahlungen anweisen, spart das Zeit und reduziert die Fehlerquote. Auch eine Schnittstelle hin zu Bankkonten ist praktisch, ebenso wie eine automatische digitalisierte Erfassung der angefallenen Kosten. Die Integration solcher Softwarelösungen ist im Regelfall nicht komplex - zumal sie einmal integriert normalerweise über längere Zeiträume genutzt werden.