PresseKat - Fax ist tot, es lebe das Fax

(firmenpresse) - Landstuhl, November 2006: Global agierendes, deutsche Logistik Unternehmen setzt in Sachen Unternehmenskommunikation auf conats Connector DvISE for Lotus Notes

Seit vielen Jahren wird das Medium Fax immer wieder für tot erklärt. Aber auch im Zeitalter von MMS und E-Mail wird Fax immer noch stark eingesetzt. Bei dem Osnabrücker Unternehmen Hellmann Worldwide Logistics ist Fax aufgrund von Kundenanforderungen nicht wegzudenken.

Fax als Transportmedium
Trotz des Ansatzes der papierlosen Ablauforganisation bei Hellmann, sind in der Logistiksparte vielfach papiergebundene Prozesse noch nicht wegzudenken. Egal ob Frachtbriefe oder Zollpapiere es werden bei den Kunden meist noch Formulare benötigt, um einen hundertprozentigen Ablauf zu gewährleisten. Diese Dokumente müssen schnell von A nach B und das mit einem Medium, womit auch jeder in der Arbeitswelt umgehen kann.
Der Wahl fällt schnell auf das Fax, denn jede noch so kleine Firma hat ein Faxgerät. Bei Fax denkt man oft an die alten Papier Faxmaschinen. Vielmehr aber ist Fax ein Transportmedium, das in der IT-Landschaft voll integriert und über Server gesteuert ist. Bei einem führenden Logistik Anbieter wie Hellmann, muss man auch schnelle und elektronische Wege in die Abläufe einbeziehen, denn hier laufen zahlreiche Daten zusammen und müssen weiterverarbeitet werden. Es müssen, zum Beispiel, Dokumente per Fax vorab dem Empfänger zugesandt werden und die Originale werden per Post nachgeschickt. Bei einem so grossen Wettbewerb in der Logistikbranche ist Zeit Geld und die Kundenzufriedenheit ist maßgebend.

In der Branche seit Jahrzehnten eine feste Größe, ist Hellmann heutzutage auf alle fünf Kontinente vertreten. Mit der möglichst gleichen IT-Infrastruktur zu arbeiten, war schon immer das erstrebten Ziel der Hellmann-Standorten, denn dieses vereinfacht nicht nur das Kundenservice, sondern im Besonderen auch die grenzübergreifende Administration im Unternehmen. Eine wichtige Basis für die Kommunikation bei Hellmann, intern wie extern, ist der Einsatz von IBM Lotus Domino mit den entsprechenden IBM Lotus Notes Clients. Also galt es eine Faxlösung zu finden, die zum einen so offen ist, dass man andere, wichtige Applikationen anbinden und trotzdem IBM Lotus Notes als Client nutzen kann.

Gesamtlösung conats DvISE Connector und Tobit FaxWare
Verschiedene Lösungen wurden in Betracht gezogen aber FaxWare aus dem Hause Tobit AG und die Firma conats GmbH mit ihrem DvISE for Lotus Notes Connector wurden aufgrund der besonders hohen Intergtation in das existierende Domino Environment als schlussendliche Lösung ausgewählt. FaxWare war bereits bei Hellmann als Faxlösung im Einsatz und konnte durch die Unabhängigkeit gegenüber der Hardware und der Stabilität überzeugen. Es galt allerdings die Anbindung an Lotus Notes sicherzustellen. Man informierte sich und über das Unternehmen Hisker GmbH aus Ahaus wurde der Kontakt zum Landstuhler Unternehmen conats GmbH hergestellt. Nach intensiven Gesprächen, Präsentation und einer gelungene Testphase wurde es deutlich, dass die Gesamtlösung conats DvISE for Lotus Notes und Tobit FaxWare alle Anforderungen erfüllen konnte. Innerhalb von wenigen Tagen wurde diese Lösung dann bei Hellmann in Osnabrück installiert.

Nachdem man ersten Erfahrungen mit den Hellmann-Mitarbeitern gesammelt hat, kamen aus der Praxis Wünsche für individuelle Anpassungen auf. Der erste Schritt war eine Möglichkeit der Faxkostenauswertung zu schaffen. Diese erlaubt die Kosten pro User oder Abteilung auf einer Ansicht zu erfassen und auszuwerten und stellte eine grosse Hilfe für die einzelnen Abteilungen im Bezug auf ihre Kostenplanung dar.

Übertragung auf internationale Standorten
Im Laufe der Zeit wurde auch der Hellmann Standort in Lichfield, England mit der gleichen Lösung -conats DvISE for Lotus Notes und Tobit FaxWare- beliefert. Bei der Aufgabe die Faxkosten zu senken, kam der Gedanke des Least Cost Routings auf. conats passte seine Software DvISE for Lotus Notes entsprechend die Anforderungen aus England an. Bei dieser Ausbaustufe des Connectors wurde auf die Möglichkeiten der globalen Lotus Domino Domain gesetzt. Wenn ein Connector der an einem Standort einen Faxauftrag erhält, wird kontrolliert welcher von dem installierten Faxserver am nächsten zu dem Empfänger ist. Ist dieser ermittelt, wird das Fax über die Domain an den entsprechenden Faxserver geroutet. Dort angekommen, wird das Fax verarbeitet und versendet. Der Clou an der Sache ist, dass die Versandbestätigung den gleichen Weg zurück nimmt und bei dem entsprechenden Mitarbeiter in den Ausgang gelegt wird.

Bei weiterem Einsatz fiel auf, dass bei Gleichheit der Faxdurchwahlen, eine Zuordnung erschwert wurde. Auch hier wurde schnell reagiert. Die Software von dem Landstuhler Unternehmen wurde entsprechend strukturiert, so dass alle Mitarbeiter ihre bekannten Durchwahlen behalten konnten. Dies ermöglicht, dass in allen Ländern die Rufnummernblöcke unverändert blieben und die Faxe den Versendern/ Empfängern zugeteilt werden konnten.

In der Zwischenzeit wird die erprobte Lösung auf einem dritten Hellmann-Standort in den USA übertragen und ausgerollt. "Alle Erfahrungen sind durchweg positiv und die Anwendungsweise absolut praxisnah, „ so Thomas Holtgrefe, Leiter des Projektes bei Hellmann, “Mit der angeschafften Lösung und conats als Partner haben wir die richtige Wahl getroffen."

Fazit
"Wir haben uns sehr gefreut als die Entscheidung für uns gefallen ist. Unser Einsatz und die Bemühungen für den Zuschlag haben sich gelohnt und wir können zeigen was in unsere Lösung steckt“, war aus dem Hause conats zu hören.

Es wurde und wird darauf geachtet, dass die Informationen und Anregungen von den Mitarbeitern umgesetzt werden und somit weiterhin eine Optimierung der Arbeitsabläufe folgt. "Wir sind nach den ersten Erfahrungen sicher, dass wir die richtige Wahl getroffen haben. Die Kombination IBM Lotus Notes, conats DvISE for Lotus Notes und Tobit Faxware ist in unserem globalen Netzwerk gut integrierbar und läuft ausserdem sehr stabil“, meint MarcO Mathews, IS Head of Operations and Services bei Hellmann.

Über Hellmann Worldwide Logistics GmbH & Co. KG
1871 von Carl Heinrich Hellmann gegründet, hat sich Hellmann Worldwide Logistics zu einem der großen internationalen Logistik-Anbieter entwickelt.
Die Dienstleistungspalette des Unternehmens umfasst dabei die klassischen Speditionsleistungen per LKW, Luft- und Seefracht genauso wie ein umfangreiches Kurierdienstangebot, umfangreiches Warehousing und zahlreiche Spezialserviceleistungen. Als beratende Partner stellt sie ihrer Wissen und Ihre Erfahrung auch in branchenverwandten Geschäftsfeldern zur Verfügung.
Gemäß der Unternehmensphilosophie und gemeinsam mit ihrem weltweiten Netz »Hellmann Worldwide Logistics« in 341 Büros und 134 Ländern sorgt sie für eine individuelle und kompetente Betreuung ihrer Kunden in aller Welt.
Ein starkes Unternehmen, das die Partner in der Zusammenarbeit sucht und gemeinsam mit dieser Philosophie zu einem der erfolgreichsten in der Branche geworden ist.

Über conats GmbH
37 Jahre nach dem letzten Beatles Auftritt wurde die conats GmbH im Handelsregister der Stadt Landstuhl eingetragen. Von der Tobit Software AG wurde im ersten Jahr der Tobit Connector for Lotus Notes übernommen. Mit diesem Gewinn wurde der Platz in den Bereichen Lotus Notes und Tobit David gefestigt. In den letzten Jahren wurde die conats GmbH als Spezialist für die Entwicklung, Beratung und Vertrieb von Software-Lösungen von IBM und Tobit bekannt.

Die Produktentwicklung ist so ausgerichtet, dass die verschiedenen Softwarelösungen miteinander eingesetzt werden können. Kunden haben somit alle Freiheiten in dem internen Ausbau der Organisation gewahrt, denn die Produkte aus dem Hause conats wachsen mit den unterschiedlichen Anforderungen der Anwender.

Die mehrsprachigen Lösungen werden weltweit eingesetzt und die Kunden von der conats GmbH und deren Partnern vor Ort betreut.