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Jedes zweite Unternehmen hantiert immer noch mit Papierbergen in der Rechnungsverarbeitung
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Studie zeigt: Automatisierte Zahlungssysteme amortisieren sich oft schon im ersten Jahr.
(firmenpresse) - Naples, Florida, USA/MĂŒnchen, 2. April 2014 - Die HĂ€lfte aller Unternehmen nutzt fĂŒr die Rechnungsverarbeitung immer noch Papierbelege. Dies bringt nicht nur Nachteile bei der Effizienz, sondern auch im LiquiditĂ€tsmanagement und behindert die Transparenz von GeschĂ€ftsprozessen. Zu diesen Ergebnissen kommt eine Studie, die das Marktforschungsunternehmen AIIM (Association for Information and Image Management) soeben vorgestellt hat. Die unter Beteiligung von ASG Software Solutions durchgefĂŒhrte Untersuchung beleuchtet, wie Unternehmen heute den Rechnungseingang und -ausgang managen und mit welchen Herausforderungen und Problemen sie dabei konfrontiert sind. Der Einsatz von Systemen fĂŒr ein automatisiertes Rechnungsmanagement und die damit erzielbare Zeitspanne bis zum ROI stehen im Fokus der AIIM Studie. An der Umfrage, die im Dezember 2013 durchgefĂŒhrt wurde, nahmen 229 Unternehmen teil, davon rund 20 Prozent aus Europa. Die Ergebnisse hat AIIM nun im Bericht "Automating AP/AR Financial Processes - User Feedback on the Real ROI" zusammengefasst.
Wer glaubt, dass nur noch mittlere Betriebe ihre Rechnungen mit Papier verwalten, irrt. Die HĂ€lfte der befragten Unternehmen hantiert immer noch mit gedruckten Belegen. Davon erhĂ€lt jedes Dritte monatlich mehr als 25.000 Rechnungen - eine beachtliche Menge fĂŒr einen manuellen Prozess. Diese Praxis verursacht nicht nur hohe Kosten und lange Bearbeitungszeiten, sondern kann auch Compliance-VerstöĂe nach sich ziehen. Unstimmigkeiten belasten auĂerdem hĂ€ufig die Beziehungen zu Kunden und Lieferanten.
Wie konkret die finanziellen Risiken im Bereich der Debitorenbuchhaltung sind, zeigt die AIIM-Studie am Beispiel von ZahlungsausfÀllen, die den Cash Flow negativ beeinflussen: 20 Prozent der Befragten erklÀrten, dass sie drei Prozent der Einnahmen allein deshalb verlieren, weil Kunden zu spÀt oder nicht vollstÀndig bezahlen oder unberechtigte Rabattierungen vornehmen.
Messbare Vorteile des automatisierten Rechnungsprozesses
"Ohne Zahlungssystem kann ein Unternehmen schlicht nicht richtig funktionieren. Dennoch sehen viele darin nur einen fixen Kostenblock. Von allen GeschĂ€ftsprozessen wird dieser Prozess hĂ€ufig zuletzt verbessert", erklĂ€rt Doug Miles, Director of Market Intelligence bei AIIM. "Dabei liegen die Vorteile der Automatisierung auf der Hand: neben Kosteneinsparungen eine höhere Effizienz und mehr Transparenz. Automatisierte Zahlungssysteme können auĂerdem schnell an ein sich Ă€nderndes GeschĂ€ftsumfeld angepasst werden, zum Beispiel an die wachsende Zahl von PDF-Belegen." Diese Vorteile lassen sich mit Lösungen fĂŒr automatisiertes Content-Management, die eigens auf die Finanzverwaltung zugeschnittenen sind, besonders schnell realisieren, etwa mit ASG View Direct Suite und ASG Cypress Suite.
Die Studienergebnisse im Detail
Ein Viertel der befragten Unternehmen verarbeitet mehr als 10.000 Rechnungen im Monat.
Die Kosten fĂŒr die Rechnungsbearbeitung lagen im statistischen Mittel bei 8 US-Dollar (5,8 Euro) pro Beleg, wobei die Bandbreite zwischen einem US-Dollar (0,7 Euro) und 50 US-Dollar (36,3 Euro) schwankte. Diejenigen Betriebe, die ihre Rechnungsverwaltung bereits automatisiert hatten, erzielten Kosteneinsparungen von durchschnittlich 29 Prozent. Bei monatlich 10.000 Rechnungen immerhin stattliche 278.000 US-Dollar (202.000 Euro).
So ĂŒberrascht es nicht, dass diese Unternehmen von sehr kurzen Amortisationszeiten berichteten. 80 Prozent derjenigen, die ein System fĂŒr eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung nutzen, verzeichneten einen Return on Investment (ROI) binnen 18 Monaten oder kĂŒrzer. Dabei lag der ROI bei 22 Prozent der Studienteilnehmer sogar nur bei 6 Monaten, bei 28 Prozent zwischen 6 und 9 Monaten und bei 13 Prozent bei einem Jahr. 17 Prozent gaben an, dass sich ihr System nach 18 Monaten bezahlt gemacht hat. Besonders kostenintensiv, so die Studie, sind dabei VorgĂ€nge, fĂŒr die im Vorfeld keine Bestellnummer angelegt wurde. Sie sind im Durchschnitt 2,2-mal so teuer wie die GeschĂ€ftsfĂ€lle mit einer Purchase-Order-Nummer. Denn das Fehlen einer solchen Vorgangsnummer macht es spĂ€ter auch schwieriger, Korrespondenz, VertrĂ€ge oder Lieferdokumente einem bestimmten Vorgang zuzuordnen.
Besonders die Automatisierung trÀgt zu den Kosteneinsparungen bei. Immerhin 40 Prozent der Nutzer eines Kreditorensystems erreichen einen so hohen Automatisierungsgrad, dass so gut wie kein manuelles Eingreifen mehr nötig ist. 25 Prozent der Anwenderunternehmen schaffen es immerhin auf einen Automatisierungsgrad von 65 Prozent.
Ein Ă€hnliches Bild zeigt sich auch auf der Debitorenseite. Unternehmen, die in Systeme fĂŒr das Management von Ausgangsrechnungen und Forderungen bereits investiert haben, konnten einen ROI binnen maximal 9 Monaten fĂŒr sich verbuchen. Bei insgesamt 82 Prozent der Unternehmen hatte sich das neue System bereits nach höchstens eineinhalb Jahren gerechnet.
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Unternehmensinformation / Kurzprofil:
ASG Software Solutions bietet Lösungen fĂŒr herstellerunabhĂ€ngige Cloud-Umgebungen, fĂŒr Content und fĂŒr das Systems-Management. Das Unternehmen verbindet dabei anerkannte Fachkompetenz und Erfahrung mit AgilitĂ€t und technologischer Effizienz. ASG unterstĂŒtzt Kunden bei der Lösung der heute drĂ€ngendsten Herausforderungen; dazu gehören die Senkung der operativen Kosten, die Steigerung der ArbeitsproduktivitĂ€t und die Sicherstellung der regulatorischen Compliance. Ăber 70 Prozent der Global-Fortune-500-Unternehmen optimieren ihre bestehenden IT-Investitionen mit Lösungen von ASG, darunter American Express, British Airways, Coca-Cola, General Electric, HSBC, IBM, Lockheed Martin, Merrill Lynch, Procter & Gamble, Sony, Toyota, Verizon und Wells Fargo. Das 1986 gegrĂŒndete, weltweit tĂ€tige Unternehmen mit Stammsitz in Naples, Florida, USA, beschĂ€ftigt mehr als 1200 Mitarbeiter. Weitere Informationen unter http://www.asg.com, auf XING, LinkedIn, Twitter, Facebook oder YouTube.
campaignery - Petra Spitzfaden
Petra Spitzfaden
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Datum: 02.04.2014 - 20:40 Uhr
Sprache: Deutsch
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Ansprechpartner: Svenja Habenschaden
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