Cloud-basierte Software für Immobilienverwalter

Jeder will sie, keiner bekommt sie Die Cloud ist auf dem Vormarsch, weil sie Unternehmen neue Möglichkeiten eröffnet, schneller, effizienter und besser zu arbeiten. Der Bedarf ist groß, aber die Hersteller bieten für Immobilienverwaltungen noch keine entsprechenden Programme an.

Die Cloud und die dazugehörigen Rechenzentren genießen in Deutschland zunehmend große Akzeptanz. Fast jedes dritte kleine und mittelständische Unternehmen nutzt bereits Software aus der Cloud. Und die Tendenz ist weiter stark steigend. Das IT-Beratungsunternehmen Experton Group prognostiziert für das Jahr 2016 in Deutschland mehr als 12,2 Milliarden Euro Umsatz im Cloud-Markt. 2011 waren es noch rund 1,4 Milliarden. Damit hat sich der Markt in wenigen Jahren fast verzehnfacht. Dass der Bedarf an zentralisierter Datenhaltung in Deutschland enorm ist, zeigt die zur Cebit gestartete Open Telekom Cloud.

Bereits wenige Wochen nach dem Start war die Kapazität des ersten Rechenzentrums ausgeschöpft. Die Gründe dafür sind vielfältig. Zum einen ist der Markt für Cloud-Technologie inzwischen ausgereift. Zum anderen sorgt die rasch zunehmende Digitalisierung des privaten Bereichs bei Kunden für eine Erwartungshaltung, die ohne die neuen technischen Möglichkeiten nicht erfüllt werden kann. Privatkunden sind heute prompte Bedienung rund um die Uhr gewohnt. Sie können wichtige Unterlagen überall und jederzeit herunterladen - egal mit welchem Endgerät. Auch bei Anfragen bestehen sie darauf, schnell Antwort zu erhalten. Weitere Treiber der Digitalisierung in der Immobilienverwaltung sind der Fachkräftemangel, geringe Margen und hoher Wettbewerbsdruck.

Die Cloud ist keine technische Revolution, sondern eine neue Geschäftsphilosophie, in der ausgelagerte IT-Dienste flexibel und bedarfsgerecht genutzt werden. Die Rechenzentren hierzulande bieten den bestmöglichen Schutz und garantieren ein Sicherheitsniveau, das kleine und mittlere Unternehmen in Eigenregie kaum erreichen können. Die Datenbestände werden doppelt gespeichert und durch physikalische Sicherheitsvorkehrungen wie Brandabschottungen, Kühlsysteme sowie Zugangskontrollen geschützt. Regelmäßige Sicherheits-Updates sorgen zusätzlich für Sicherheit.

Operative und strategische Vorteile

Das Arbeiten mit Cloud-Lösungen bietet eine Reihe von operativen und strategischen Vorteilen. So wird für jeden Mitarbeiter mobiles Arbeiten möglich - an jedem Ort mit Breitbandinternetanschluss, zu jeder Zeit. Ob per Browser mit Desktop-PC, Laptop oder per App mit Smartphone und Tablet: die Art des genutzten Geräts spielt keine Rolle, solange es internetfähig ist. So werden gerade kleinere Unternehmen in ihrem Geschäftsalltag deutlich flexibler. Da die cloudbasierte Software zentral gewartet wird, entfällt der Aufwand für Wartungen und das Installieren von Updates.

Nach einer Untersuchung der GfK Enigma sind Arbeitsabläufe und -prozesse gestützt durch den Einsatz digitaler Medien deutlich effizienter und damit kostengünstiger. Bisher getrennt ausgeführte Tätigkeiten lassen sich so zusammenführen und ganzheitlich durch Systeme, einzelne Mitarbeiter oder in Projektteams erledigen. Bereits 2013 hat das Beratungsunternehmen Deloitte die Verbesserung der Arbeitsprozesse als einen der größten internen Treiber der Digitalisierung identifiziert. Das gilt besonders für die Verwaltungsbranche. Weiteres Potenzial liegt in der Verbesserung der Informationsflüsse, die schneller, medienbruchfrei und effizienter werden können. Wer in der Lage ist, durch Automation und Workflows mit weniger Arbeitsaufwand mehr Einheiten verwalten zu können als die Konkurrenz, hat im Markt die Nase vorn.

Einer Umfrage des eBusinessLotsen 2015 zufolge haben viele kleine und mittelständische Unternehmen die Digitalisierung als Wachstums-Chance zwar erkannt, aber noch nicht umgesetzt. Und das hat seinen Grund: Es gibt bislang noch keine Lösung am Markt, die cloudbasiert ist und gleichzeitig die Breite und Tiefe eines professionellen Verwaltungsprogramms bietet. Die herkömmlichen Lösungen der Hersteller sind Stückwerk. Software-Lösungen, die auf technisch veralteten Plattformen laufen und nicht für den webbasierten Einsatz entwickelt wurden, werden mit einzelnen "Online-Modulen" aufgepeppt. Manche Hersteller bieten Features für Objektbegehungen, Wohnungsübergaben, Eigentümerversammlungen, die manchmal im Büro erst noch mit der Verwaltungs-Software synchronisiert werden müssen. Alle anderen Funktionen sind nach wie vor an das Büro gebunden. Das ist zu kurz gedacht.

Hersteller, die Immobilienverwalter im gerade stattfindenden Strukturwandel unterstützen wollen, müssen ihnen eine Software an die Hand geben, die ihnen die Freiheit lässt, selbst zu entscheiden, wo, wie und wann gearbeitet werden soll. Wer nach Büroschluss, am Wochenende, bei einer Objektbegehung, während der Eigentümerversammlung oder bei einem Kunden auf sein Verwaltungsprogramm zuzugreifen will, muss dies tun können, ohne dafür erst aufwendig eine technische Infrastruktur aufbauen zu müssen.

Hier müssen sich die Software-Hersteller aus ihrer Komfortzone bewegen und den Verwaltern endlich Systeme an die Hand geben, die sie bei ihrem täglichen Tun bestmöglich unterstützen. Mit den heute angebotenen lokal installierten Programmen ist dies nicht möglich. Das Fazit zur Cloud lautet: Jeder will sie, keiner bekommt sie.
Matthias Sykosch


Der Autor
Matthias Sykosch (45) ist Experte für Verwaltungs-Software. 1990 gründete der Ostwestfale sein erstes Software-Unternehmen, das er zu einem der führenden Anbieter von Immobilienverwaltungs-Software in Deutschland machte und verkaufte. 2015 gründete er die neue Sykosch AG und entwickelt Cloud-Computing-Lösungen für die Wohnungs- und Immobilienwirtschaft.