Revisionssichere Dokumenten-Archivierung mit dem Dokumenten Management System ecoDMS

Aachen, 29.07.2010. Immer mehr Software-Hersteller werben mit einem revisionssicheren Dokumenten Management System und damit, dass ihre Software die gesetzlichen Anforderungen voll und ganz erfüllt. Obwohl der Begriff Revionssicherheit inzwischen weit verbreitet ist, wird er oftmals missverstanden.

(firmenpresse) - Was also bedeutet Revisionssicherheit?

Die Anzahl der Gesetze und Regeln nehmen in Deutschland immer mehr zu. Davon ist auch die Archivierung von unternehmensrelevanten Dokumenten nicht unberührt geblieben. Die Vorschriften zur Dokumentenaufbewahrung werden in Zeiten der Digitalisierung immer restriktiver. Die Revisionssicherheit ist demnach eine Vorschrift für die Archivierung in elektronischen Archivsystemen, die in Deutschland den steuerrechtlichen und handelsrechtlichen Anforderungen entsprechen müssen. Dabei handelt es sich in erster Linie um die Einhaltung der Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

Das von der applord gmbh entwickelte Dokumenten Management System ecoDMS ist eine skalierbare Dokumenten Management Lösung, welche diese gesetzlichen Vorgaben erfüllt und somit revisionssicher ist.

1. Das Original bleibt erhalten

Alle archivierten Dokumente werden in einer zentralen Datenbank revisionssicher aufbewahrt. Die Verwendung einer Datenbank lässt ihm Gegensatz zum gewohnten Speicherverfahren über das Filesystem keine Änderungen oder Löschvorgänge an den Dokumenten zu. Ist ein Dokument im Archiv aufgenommen, kann dieser Vorgang nicht mehr rückgängig gemacht werden. Änderungen an einem Dokument sind nur über ein s.g. Versionierungsplugin erlaubt. Das Versionierungsplugin ermöglicht die Archivierung beliebig vieler Versionen eines Dokuments in ecoDMS. Voraussetzung hierfür ist, dass das Dokument von der ersten Archivierung an für die Versionierung freigegeben wurde. Jede neue Version wird dann mit einer hochgezählten Versionsnummer als neues Dokument archiviert. Auf alle Versionen ist ein jederzeitiger Zugriff möglich. Das Original kann dabei nicht überschrieben werden.

2. Korrekte Ablage und schnelles Wiederauffinden

Ein leistungsstarker Klassifizierungsdialog ermöglicht das qualifizierte Archivieren. Unter Klassifizierung versteht man die Hinterlegung dokumentenbezogener Angaben wie z.B. Kunde, Dokumentenart, Status usw.. Man könnte sie ebenso als elektronische Visitenkarte eines Dokumentes bezeichnen. Einzigartig dabei ist, dass die Klassifizierungsattribute dynamisch über den Einstellungsdialog auf jedes Unternehmen erweiterbar sind. Aufgrund leistungsstarker Suchfunktionen über alle Klassifizierungsattribute und einer umfassenden Volltextsuche sind die Dokumente sofort wieder auffindbar.

3. Protokollierung der Arbeitsschritte

In einer Historie dokumentiert ecoDMS revisionssicher jede Änderung an den Klassifizierungsattributen zu einem Dokument. So werden die Verarbeitungs- und Archivierungschritte automatisch protokolliert und können jederzeit nachvollzogen werden.

4. Sicherer und unmittelbarer Lesezugriff

Die GoBS stellen eine Erläuterung zum Handelsgesetzbuch und zur Abgabenordnung in Bezug auf die ordnungsmäßige Behandlung elektronischer Dokumente dar. Mittelbar und unmittelbar steuerrelevante Unterlagen, die das Unternehmen auf elektronischem Weg erreichen, müssen revisionssicher archiviert und für die elektronische Steuerprüfung jederzeit mittels lesendem Zugriff bereitgestellt werden. In ecoDMS sorgt ein flexibles, rollenbasiertes Berechtigungssystem für den sicheren Zugriff auf vertrauliche Dokumente und die korrekte Zuweisung der Unterlagen an die zuständigen Mitarbeiter. So können für jeden Ordner und jedes Dokument die Zugriffsrechte exakt bestimmt werden. Die freigegeben Dokumente können schließlich mit nur einem Mausklick geöffnet und bei Bedarf auf einen anderen Datenträger exportiert werden.

Interessenten können sich zu einem kostenlosen Präsentationstermin über die Internetseite der applord gmbh oder telefonisch unter +49 (0)2 41 – 4 75 72 01 anmelden. Die Präsentationen können wahlweise direkt vor Ort oder über das Internet erfolgen. Für die erfolgreiche Beratung und Umsetzung der Unternehmensprozesse stehen die Spezialisten der applord gmbh für technische und fachliche Anforderungen jederzeit gerne zur Verfügung.

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Datum: 29.07.2010 - 10:34 Uhr
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Freigabedatum: 29.07.2010

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