E-Mail-Flut zu Weihnachten: Prioritäten für die Bearbeitung setzen / TÜV Rheinland: Eindeutige Betreffzeilen schaffen Klarheit / TÜV Rheinland zertifiziert "Digitalen Arbeitsschutz"
(ots) - Die digitalen Postfächer der Arbeitnehmer quellen
über: Rund 120 E-Mails sendet und empfängt jeder täglich. Und vor
Weihnachten steigt die E-Mail-Flut besonders hoch. Schließlich soll
pünktlich zum Ferienbeginn alle Arbeit erledigt sein. "Oft wird aber
das Gegenteil erreicht", sagt Reinhard Bier, Experte für digitalen
Arbeitsschutz bei TÜV Rheinland: Der übervolle Posteingang sorgt erst
recht für Stress und beschert manchem eine arbeitsreiche
Weihnachtszeit.
Statt E-Mail lieber zum Hörer greifen
Das ließe sich vermeiden, wenn Führungskräfte und Mitarbeiter in
Sachen E-Mail-Kommunikation Regeln festlegen und diese dann
konsequent befolgen würden. "Grundsätzlich sollte gelten: Die beste
E-Mail ist die, die man nicht verschickt", sagt Reinhard Bier. Soll
heißen: Anstatt endlos E-Mails in einer Art Ping-Pong-Spiel hin und
her zu senden, lassen sich Fragen mitunter einfacher per Telefon oder
im persönlichen Gespräch klären. Geht es nicht ohne E-Mail, ist es
ratsam, den Empfängerkreis zu beschränken. "Es sollten nur die Leute
in Kopie gesetzt werden, für die eine Nachricht wirklich relevant
ist", betont der Experte. Wenn jeder seine E-Mails stets an den
ganzen Verteiler schickt, lässt die Informationsflut die Postfächer
schnell volllaufen.
E-Mails nach Priorität filtern
Eindeutig formulierte Betreffzeilen helfen dem Empfänger zudem,
eingehende Nachrichten zuzuordnen und systematisch nach Priorität
abzuarbeiten. So könnte etwa ein vorangestelltes A im Betreff "Ich
erwarte eine Antwort", ein K für "Ich erwarte Klärung" und ein I für
"Nur zur Information" stehen. Kurze Terminhinweise wie "Hat Zeit bis
nach Weihnachten" sorgen dafür, dass die Feiertage zumindest aus
beruflicher Sicht stressfrei bleiben. "Klare Leitlinien zur digitalen
Kommunikation entlasten die Arbeitnehmer nicht nur, sie ermöglichen
auch ein strukturiertes und damit effizienteres Arbeiten", so
Reinhard Bier. Entsprechende Standards zertifiziert TÃœV Rheinland im
Modul "Digitaler Arbeitsschutz" als Teil des Zertifikats
"Ausgezeichneter Arbeitgeber".
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Datum: 28.11.2014 - 13:00 Uhr
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